通函的意思

通函，全稱為「通用函件」，是一種正式的書面溝通方式，通常用於企業、政府機構、非營利組織等機構之間的信息交流。通函可以用於多種目的，如通知、詢問、請求、回復、建議、警告等。

通函的特點包括：

正式性：通函是一種正式的溝通方式，通常需要遵循一定的格式和禮儀。
廣泛性：通函可以傳送給多個收件人，適用於廣泛的客群群體。
目的性：通函具有明確的目的，旨在傳達特定的信息或實現特定的目標。
記錄性：通函通常需要保存記錄，以便後續查閱和追蹤。

通函的格式一般包括：

抬頭：包括傳送機構的名稱和地址。
日期：通函的傳送日期。
收件人：收件機構的名稱和地址。
稱呼：對收件人的尊稱。
正文：通函的主要內容，包括目的、背景、要求等。
結尾：通常包括結束語和簽名。
附屬檔案：如果通函包含附屬檔案，應在正文末章節附注明附屬檔案內容和數量。
抄送：如果有需要，可以在通函中註明抄送的機構或人員。

通函在正式場合中被廣泛使用，是一種重要的溝通工具。